Teambesprechung in der Arztpraxis: kurze Frühbesprechung, klare Übergaben und Konflikte offen ansprechen

In Kürze: In vielen Praxen läuft Kommunikation nebenbei: am Tresen, zwischen zwei Anrufen, auf einem Zettel am Bildschirm. Das geht gut, bis etwas liegen bleibt. Eine kurze Frühbesprechung, feste Übergaben und klar verteilte Aufgaben machen den Tag planbarer, und eine regelmäßige Teambesprechung gibt Raum für das, was im Alltag keinen Platz hat, auch für Konflikte. Dieser Ratgeber zeigt, wie das in einer Arztpraxis aussehen kann und was die Qualitätsmanagement-Richtlinie dazu sagt. Am Ende steht eine Checkliste.

Was die Qualitätsmanagement-Richtlinie verlangt

Alle an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Leistungserbringer sind nach der Qualitätsmanagement-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses verpflichtet, einrichtungsintern Qualitätsmanagement umzusetzen. Zu den Instrumenten, die die Richtlinie in Teil A § 4 aufzählt, gehören drei, die direkt mit Kommunikation im Team zu tun haben:

• Teambesprechungen: "Es werden regelmäßig strukturierte Besprechungen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bzw. Teams durchgeführt, die allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglichen, aktuelle Themen und Probleme anzusprechen."
• Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten: Sie werden schriftlich festgelegt, beispielsweise durch eine Tabelle, eine Grafik oder ein Organigramm.
• Schnittstellenmanagement: Übergänge sollen so gestaltet werden, dass alle erforderlichen Informationen zeitnah zur Verfügung stehen.

Auf ein Instrument kann nach § 4 Absatz 1 verzichtet werden, soweit die personelle und sächliche Ausstattung oder die örtlichen Gegebenheiten seinem Einsatz offensichtlich entgegenstehen. Für Zahnarztpraxen ergänzt die Richtlinie, dass sich Häufigkeit, Art und Umfang der Teambesprechungen nach den Gegebenheiten der Praxis richten; in einer kleinen Praxis mit wenigen Beschäftigten ist der direkte Informationsfluss höher als in größeren Einrichtungen, mit Teilzeitkräften oder bei Schichtarbeit.

Die Frühbesprechung: zehn Minuten im Stehen

Das Institute for Healthcare Improvement (IHI) beschreibt den "Huddle" als kurze Besprechung im Stehen von höchstens zehn Minuten, meist einmal zu Beginn des Arbeitstages. In der hausärztlichen Versorgung kann das Team dabei morgens die geplanten Termine gemeinsam durchgehen. Für eine Arztpraxis kann die Reihenfolge so aussehen:

1. Wer ist heute da? Wer fehlt, wer vertritt?
2. Was ist heute anders? Lange Termine, Hausbesuche, neue Patientinnen und Patienten, Termine mit Dolmetscherin oder Dolmetscher.
3. Wer macht was? Empfang, Telefon, Labor, Rezepte, und wann sind die Pausen?
4. Was ist von gestern offen? Rückrufe, Anfragen, verschobene Termine.
5. Fehlt etwas? Material, Formulare, ein Gerät, das nicht funktioniert.

Damit die zehn Minuten halten, helfen feste Gewohnheiten: dieselbe Uhrzeit, derselbe Ort, dieselbe Reihenfolge. Wer moderiert, kann wöchentlich wechseln. Was länger dauert, kommt auf die Liste für die nächste Teambesprechung.

Die Frühbesprechung ist Arbeit. Nach § 2 Absatz 1 Arbeitszeitgesetz ist Arbeitszeit die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen. Planen Sie die zehn Minuten deshalb in den Dienstplan ein, statt sie vor Dienstbeginn anzuhängen.

Übergaben, bei denen nichts verloren geht

Übergaben gibt es in jeder Praxis: wenn Früh- und Spätdienst wechseln, wenn der Empfang in der Mittagspause neu besetzt wird, wenn jemand in den Urlaub geht.

• Eine Liste an einem Ort: offene Rückrufe, Rezept- und Überweisungswünsche, ausstehende Befunde, verschobene Termine. Am besten in der Aufgabenfunktion Ihrer Praxissoftware statt auf Zetteln.
• Jede Aufgabe mit Namen: Wer übernimmt, bis wann?
• Kurz mündlich bestätigen: "Ich habe die Liste, drei Rückrufe sind offen." So weiß die übergebende Person, dass etwas angekommen ist.
• Nicht in Hörweite des Wartezimmers: Übergaben mit Patientenbezug gehören nicht an den Tresen, an dem andere mithören.
• Interne Nachrichten auf festgelegten Wegen: Welche Wege Ihr Team für Nachrichten mit Patientenbezug nutzt, legen Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten fest. Private Messenger-Gruppen sind dafür nicht gedacht.

Aufgaben klar verteilen

Missverständnisse im Team entstehen oft dort, wo niemand genau weiß, wer zuständig ist. Eine einfache Tabelle schafft Klarheit:

Die Tabelle hängt im Teamraum, wird bei jeder Änderung neu ausgedruckt und einmal im Jahr in der Teambesprechung durchgesehen. Sie erfüllt zugleich die schriftliche Festlegung der Zuständigkeiten, die die Qualitätsmanagement-Richtlinie vorsieht.

Die regelmäßige Teambesprechung

Neben den zehn Minuten am Morgen braucht ein Team einen Termin, an dem Zeit für mehr ist:

• Fester Rhythmus: etwa einmal im Monat für 30 bis 45 Minuten, in der Arbeitszeit.
• Tagesordnung vorab: Jede und jeder kann Punkte einbringen, etwa auf einer Liste im Teamraum.
• Protokoll mit Aufgaben: Was wurde beschlossen, wer macht es, bis wann?
• Fehler als fester Punkt: Die Qualitätsmanagement-Richtlinie sieht vor, dass Meldungen in einem Fehlerberichts- und Lernsystem freiwillig, anonym und sanktionsfrei erfolgen sollen. Ein Beispiel ist CIRSmedical.de, das Berichts- und Lernsystem der deutschen Ärzteschaft. In der Besprechung geht es dann um Abläufe, nicht um Personen.
• Was gut lief: Auch das gehört auf die Tagesordnung.

Konflikte im Praxisteam ansprechen

Wo Menschen eng zusammenarbeiten, gibt es Reibung. Schwierig wird es, wenn sie niemand anspricht.

• Früh und unter vier Augen: nicht am Tresen und nicht vor Patientinnen und Patienten.
• Beobachtung statt Urteil: "Gestern sind zwei Rückrufe liegen geblieben" statt "Du vergisst immer alles".
• Aus eigener Sicht sprechen und eine Bitte formulieren: "Mir ist wichtig, dass die Rückrufe bis 12 Uhr erledigt sind. Können wir vereinbaren, wer sie übernimmt?"
• Erst zuhören, dann antworten: Nachfragen, wie die andere Person die Lage sieht.
• Die Leitung moderiert, wenn sich zwei nicht einigen, und entscheidet, wenn es um Zuständigkeiten geht.
• Wiederkehrende Konflikte in Regeln übersetzen: Dreht sich der Streit immer um dieselbe Aufgabe, fehlt oft eine Zeile in der Aufgabentabelle.
• Von außen dazuholen: Ist ein Konflikt festgefahren, kann eine externe Moderation oder Supervision weiterführen.

Checkliste: Kommunikation im Praxisteam

• Frühbesprechung von zehn Minuten, feste Uhrzeit, fester Ablauf, im Dienstplan
• Übergaben über eine Liste an einem Ort, jede Aufgabe mit Namen
• Keine Übergaben mit Patientenbezug in Hörweite des Wartezimmers
• Wege für interne Nachrichten mit dem Datenschutz abgestimmt
• Aufgabentabelle mit Zuständigkeit und Vertretung im Teamraum
• Monatliche Teambesprechung mit Tagesordnung und Protokoll
• Fehler als fester Punkt, besprochen als Abläufe
• Konflikte früh, unter vier Augen und mit konkreter Bitte ansprechen

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Wie Sie Pausen im Dienstplan verlässlich festhalten, steht im Ratgeber Pausen im Praxisteam.

Quellen

• Gemeinsamer Bundesausschuss: Qualitätsmanagement-Richtlinie, zuletzt geändert am 18.06.2026, in Kraft seit 20.08.2026, Teil A § 4 und Teil B, abgerufen am 03.10.2026
• Institute for Healthcare Improvement: Huddles, abgerufen am 03.10.2026
• Arbeitszeitgesetz, § 2 Begriffsbestimmungen, abgerufen am 03.10.2026
• CIRSmedical.de, Berichts- und Lernsystem der deutschen Ärzteschaft, abgerufen am 03.10.2026